Il 22 e 23 ottobre 2025 si è svolto il 102° incontro dei punti di contatto della Rete giudiziaria europea in materia civile e commerciale (EJN-civ), dedicato ai regolamenti UE 2020/1783 (assunzione delle prove – “ToD”) e 2020/1784 (notifiche – “SoD”), con oltre 140 partecipanti presenti e la possibilità di seguire i lavori da remoto. L’evento ha confermato interesse e l’impegno degli Stati membri in questi ambiti, evidenziando come la digitalizzazione, la standardizzazione e la comunicazione siano al centro delle attività della Rete.
Durante l’incontro gli Stati membri sono stati aggiornati sui regolamenti SoD e ToE e sulla recente giurisprudenza della Corte di giustizia in merito.
Casi come Bulgarfrukt, Aucrinde e Manuel Costa Filhos hanno offerto spunti di riflessione sulle prassi nazionali e internazionali. In linea generale, quindi, l’attività della Rete è molto dinamica, con forte focus su digitalizzazione, standardizzazione e comunicazione. Gli Stati membri mostrano livelli diversi di attuazione: alcuni proattivi e ben allineati (es. Francia, Estonia), altri in fase di aggiornamento tecnico e altri ancora con ritardi procedurali da colmare. La Commissione svolge un ruolo attivo di coordinamento e monitoraggio, spingendo verso una maggiore uniformità nell’applicazione dei regolamenti SoD e ToE.
E’ stata quindi illustrata la cooperazione tra la Norvegia e gli Stati membri dell’UE in materia di notificazione degli atti e assunzione delle prove. La Norvegia gestisce le notificazioni e l’assunzione delle prove civili dall’UE tramite un’unica autorità centrale incardinata presso il Ministero della giustizia (Civil Affairs Authority) per garantire coordinamento e uniformità. Limiti pratici: accettazione solo in norvegese, danese o svedese e assunzione delle prove con udienze che si svolgono principalmente in presenza.
La Francia ha presentato una “Mind Map” per la notificazione transfrontaliera degli atti, uno strumento pratico che utilizza un sistema di domande e risposte basato sulle esigenze pratiche di cancellieri, giudici e avvocati. I primi passaggi consentono di definire ambito materiale e territoriale, chiarendo se la procedura si applica, a chi inviare il documento e quale strumento giuridico utilizzare. Un approccio chiaro e progressivo per orientarsi nella notificazione internazionale degli atti: prima i regolamenti UE, poi le convenzioni internazionali e, in assenza, il diritto nazionale.
L’UIHJ (Union internationale des huissiers de justice) ha ribadito l’importanza di coniugare contatto umano e strumenti digitali, come JUDEX, per notifiche rapide, sicure ed efficaci.
Applicazione pratica del regolamento sulla notificazione degli atti (SoD)
Una sessione ha riguardato l’applicazione pratica del regolamento sulla notificazione degli atti da parte degli ufficiali giudiziari. La presentazione è stata tenuta da Patrick Gielen, Segretario generale dell’UIHJ. Dall’esperienza sul campo emerge che la notificazione diretta garantisce maggiore velocità, sicurezza e chiarezza per i cittadini, soprattutto grazie al contatto umano e all’uso di strumenti digitali come JUDEX.
Tuttavia, permangono differenze tra i sistemi nazionali, in particolare su costi, modalità operative e tempi, con la necessità di maggiore armonizzazione e chiarezza nelle procedure.
La guida pratica sull’assunzione delle prove (ToE): presentazione dell’allegato (guida alla compilazione dei moduli ToE) e adozione.
E’ stato ha presentato l’Allegato V della Guida pratica rivista sul Regolamento sull’assunzione delle prove, contenente le indicazioni per la compilazione dei moduli, disponibile sul Portale e-Justice.
Parallelamente, è stata approvata all’unanimità la creazione di una nuova guida pratica sulla notificazione degli atti, modellata su quella ToE. La proposta ha ricevuto il sostegno unanime dei punti di contatto ed è stata approvata la costituzione del gruppo di lavoro il quale sarà co-presieduto dal Dr. Apostolos Anthimos (Grecia) e dal Prof. Burkhard Hess con la partecipazione di diversi Stati membri, già confermata.
Aggiornamento della Commissione sulla digitalizzazione dei regolamenti SoD e ToE
La Commissione ha aggiornato sullo sviluppo del sistema IT decentralizzato, già attivo o in fase di implementazione nella maggior parte degli Stati membri. Sono in corso miglioramenti tecnici per rendere il sistema più efficiente e intuitivo. Gli Stati membri sono coinvolti attraverso comitati direttivi e attività di supporto continuo.
Lezioni apprese dal go-live: presentazione della Germania seguita da uno scambio di opinioni
In questo contesto, l’esperienza della Germania è stata particolarmente utile: dal go-live del sistema per SoD e ToE utilizzando il software di implementazione di riferimento (RI) sviluppato dalla Commissione emerge che, nonostante alcune difficoltà iniziali, un’implementazione stabile è possibile se si investe fin da subito nel coinvolgimento degli operatori, nella chiarezza dei ruoli e in una formazione continua.
Discussione sull’applicazione dei Regolamenti SoD e ToE
Accanto ai progressi, tuttavia, sono emerse diverse criticità pratiche. La Francia ha segnalato problemi tecnici e difficoltà legate alle traduzioni; Germania e Polonia hanno evidenziato limiti nella dimensione dei file e difficoltà con firme elettroniche invisibili, notifiche eccessive e invii errati alle autorità centrali; Slovacchia, Portogallo e Lussemburgo hanno richiamato problemi linguistici nei moduli, mentre Italia, Svezia, Austria, Ungheria e Cipro hanno sottolineato la necessità di maggiore formazione e migliore integrazione dei sistemi IT. La Commissione ha riconosciuto queste difficoltà e sta lavorando a soluzioni, ribadendo però che il sistema IT decentralizzato resta il canale obbligatorio, salvo eccezioni.
Applicazione congiunta dei regolamenti sull’assunzione delle prove e sulla notificazione degli atti – Istituzioni finanziarie virtuali
Un tema particolarmente interessante ha riguardato le istituzioni finanziarie virtuali, come Revolut e Wise.
La Repubblica Ceca ha spiegato che i tribunali nazionali si trovano sempre più spesso a gestire casi riguardanti istituzioni finanziarie virtuali come Revolut e Wise. Queste istituzioni hanno molti clienti nella Repubblica Ceca, ma non dispongono di filiali o uffici fisici nel Paese. Ciò genera incertezza su come notificare atti o raccogliere prove da tali soggetti. La Repubblica Ceca ha chiesto agli altri Stati membri di condividere esperienze pratiche sull’applicazione dei Regolamenti SoD e ToE in queste situazioni e se talvolta il servizio postale possa essere un’opzione più efficace rispetto al passaggio attraverso le autorità riceventi.
Polonia, Italia e Lettonia hanno riportato di aver affrontato casi simili in passato senza particolari problemi. La Lituania, Paese in cui Revolut è stabilita, ha segnalato una buona collaborazione con l’istituto.
La Commissione ha concluso che lo stesso quadro giuridico si applica sia alle istituzioni finanziarie virtuali sia a quelle tradizionali, e che l’aspetto più importante è individuare correttamente lo Stato membro o il punto di contatto competente prima di inviare una richiesta ai sensi dei Regolamenti SoD o ToE.
Applicazione del regolamento sulla notificazione degli atti – Notifica elettronica
Nel corso della discussione sulla notifica elettronica ai sensi dell’art. 19 del Regolamento SoD, è emerso un quadro articolato, con posizioni diverse tra gli Stati membri e chiarimenti importanti da parte della Commissione. La Repubblica Ceca ha aperto il dibattito sottolineando che, accanto al sistema IT decentralizzato, è fondamentale considerare anche strumenti alternativi come la posta elettronica. Tuttavia, ha evidenziato difficoltà interpretative nelle informazioni disponibili sul Portale e-Justice e ha invitato gli altri Stati membri a condividere esperienze pratiche sull’applicazione dell’art. 19.
La Commissione europea ha fornito chiarimenti decisivi: l’uso della notifica elettronica non può essere vietato dagli Stati membri. Questi possono eventualmente imporre condizioni più rigorose, ma non bloccarne l’utilizzo. Inoltre, l’art. 19 si applica anche se lo Stato ricevente non dispone ancora di una normativa nazionale specifica sulla notifica via e-mail. L’unico requisito è che tale modalità sia consentita nello Stato membro d’origine. Restano comunque fondamentali le garanzie previste, come il consenso preventivo del destinatario e la conferma di ricezione.
Sul punto, la Germania sta valutando modifiche legislative per ampliare il servizio elettronico, ma i lavori sono rallentati da fattori politici. La Francia e altri Paesi hanno evidenziato problemi pratici: l’espressione “non applicabile” crea confusione e il servizio elettronico non è ancora diffuso. La Grecia ha mostrato un caso giudiziario che evidenzia difficoltà nell’applicazione pratica dell’art. 19, sottolineando il rischio di errori procedurali. Spagna e Italia hanno chiarito che l’indicazione “non applicabile” nelle loro notifiche non equivale a un rifiuto dell’art. 19, ma riflette semplicemente il fatto che le disposizioni nazionali non erano ancora pienamente operative. In particolare, l’Italia ha precisato che esistono già strumenti come la posta elettronica certificata (PEC) per comunicazioni verso destinatari registrati.
In conclusione, la Commissione ha invitato tutti gli Stati membri a rivedere le proprie modalità di notifica, chiarendo in modo esplicito il significato di “non applicabile” e utilizzando formulazioni più complete e trasparenti. Ha ribadito che gli Stati membri non possono bloccare l’uso dell’art. 19.
Valutazione dei documenti elettronici da notificare
La Slovacchia ha aperto la discussione e sollevato il problema dei documenti elettronici privi di firma o sigillo elettronico, chiedendo se l’autorità ricevente debba presumere la validità della firma o richiedere correzioni. Ha, inoltre, segnalato casi pratici in cui la firma digitale non era verificabile per problemi tecnici.
La Commissione ha chiarito che tali difficoltà dipendono spesso dalla compatibilità dei software. Le richieste devono essere firmate conformemente al Regolamento, mentre gli allegati, come i documenti da notificare, sono soggetti al diritto nazionale e possono avere requisiti formali diversi.
L’Italia ha spiegato che la firma digitale sulle richieste viene verificata con software appropriato e che il nuovo sistema IT decentralizzato garantisce l’autenticità della richiesta. I documenti da notificare sono copie conformi degli originali; i documenti elettronici firmati digitalmente hanno lo stesso valore legale dei documenti cartacei con firma autografa. Il Lussemburgo ha confermato la stessa pratica: i documenti vengono notificati senza verificare la forma, perché questi aspetti riguardano il metodo e non la sostanza. La Commissione ha concordato, sottolineando che l’uso del sistema IT decentralizzato offre maggiore sicurezza rispetto alla trasmissione postale, poiché permette di verificare l’origine della richiesta.
La Germania ha sottolineato la distinzione tra procedura di notifica e forma dei documenti. La responsabilità della regolarità formale ricade sullo Stato mittente, e l’autorità ricevente non può rifiutare la notifica per mancanza di firma digitale. Tuttavia, evidenzia criticità operative nei sistemi elettronici e suggerisce, per sicurezza, l’uso di firme o sigilli conformi al regolamento eIDAS.
Difficoltà nella notificazione degli atti
La discussione ha riguardato le difficoltà pratiche nella notificazione degli atti, in particolare quando il primo tentativo fallisce o quando il destinatario ostacola la notifica. Nel confronto tra gli Stati membri emergono approcci diversi nella gestione delle notifiche non riuscite, ma anche alcune linee comuni.
Slovacchia e Repubblica Ceca adottano un modello molto proattivo: verificano l’indirizzo tramite registri e tentano più volte la notifica prima di applicare la presunzione legale.
Un modello simile, ma più strutturato, si riscontra in Francia e Lussemburgo, dove il ruolo centrale è affidato agli ufficiali giudiziari. Qui la verifica dell’indirizzo è preventiva e sistematica, e il rifiuto del destinatario non incide sulla validità della notifica, che viene comunque considerata effettuata; in Francia è inoltre previsto il ricorso alla notifica fittizia in caso di irreperibilità. La Finlandiasi distingue per un sistema altamente efficiente basato su registri pubblici affidabili: le autorità aggiornano direttamente gli indirizzi senza interrompere la procedura, con un ruolo attivo dei notificatori.
La Germania adotta invece un approccio più flessibile: la ricerca dell’indirizzo corretto è possibile ma non obbligatoria, e sono previste forme di notifica sostitutiva.
Diversamente, l’Italia segue un’impostazione più formale, basata principalmente sull’indirizzo fornito dallo Stato richiedente, con verifiche limitate ai casi dubbi; in caso di rifiuto, si ricorre rapidamente alla notifica fittizia. La Bulgaria, infine, combina il controllo tramite registri ufficiali con un ampio ricorso alla finzione giuridica, considerando valida la notifica anche in caso di irreperibilità o rifiuto.
In sintesi, le differenze riguardano soprattutto il grado di attivazione delle autorità nella ricerca del destinatario: alcuni Stati privilegiano verifiche approfondite e ripetuti tentativi, mentre altri si affidano più rapidamente a meccanismi di presunzione. Tuttavia, tutti convergono su un punto: evitare che l’irreperibilità o il rifiuto del destinatario impediscano il buon andamento del procedimento.
Problemi con il servizio postale
Un ulteriore elemento critico riguarda il servizio postale, che in Paesi come Germania e Francia continua a svolgere un ruolo importante ma presenta ritardi e inefficienze. In questo senso, la Commissione ha ribadito che il sistema IT decentralizzato rappresenta un’alternativa più affidabile, sicura e tracciabile.
Richieste dal Tribunale Unificato dei Brevetti (UPC)
Infine, sono stati affrontati alcuni temi più specifici ma rilevanti. Per quanto riguarda il Tribunale Unificato dei Brevetti (UPC), la Germania ha spiegato che le sue divisioni locali sono considerate tribunali ai sensi del Regolamento SoD e notificano principalmente tramite posta, mentre solo poche richieste passano direttamente agli uffici riceventi. La questione aperta riguarda l’integrazione delle divisioni locali nel sistema IT decentralizzato e chi dovrà gestire tecnicamente questo collegamento.
La Commissione ha chiarito che l’accesso delle divisioni locali dell’UPC al sistema IT decentralizzato dipende dalle notifiche nazionali: se queste menzionano solo tipi specifici di tribunali e non le divisioni locali dell’UPC, queste ultime non sono considerate autorità trasmittenti e non possono ancora usare il sistema. Le autorità trasmittenti e riceventi devono usare e-CODEX, e le notifiche nazionali devono essere coerenti con i dati presenti nel Court Database (CDB). Ha, inoltre, sottolineato che spetta principalmente agli Stati membri aiutare l’UPC a ottenere contatti e accesso a e-CODEX.
Portogallo e Paesi Bassi confermano che la cooperazione pratica con le divisioni locali funziona bene, anche se permangono questioni legali da risolvere.
Form K, punto 1.3
Sul punto 1.3 del Modulo K (notificazione degli atti), la Commissione ha evidenziato un’incoerenza tra la versione pubblicata nella Gazzetta ufficiale, il Portale e-Justice e la Reference Implementation. In particolare, si è aperto il dibattito sulla possibilità di mantenere il punto come semplice campo informativo senza checkbox oppure introdurre una checkbox opzionale per indicare se il destinatario è stato informato dei propri diritti.
Germania e Paesi Bassi preferiscono evitare una casella per non creare confusione, mentre Italia, Slovacchia, Svezia, Lussemburgo, Lituania, Ungheria, Estonia e Bulgaria supportano la casella opzionale per chiarezza etracciabilità. Altri Stati, come la Francia, hanno adottato una posizione più intermedia, evidenziando vantaggi e svantaggi di entrambe le opzioni. La Commissione ha confermato che il modulo pubblicato nella Gazzetta Ufficiale è errato e si procederà a un corrigendum, valutando anche la possibilità di introdurre una soluzione più chiara, come un’opzione esplicita “sì/no”.
Applicazione del Regolamento ToE e relazione con il regolamento Brussels II-ter
Infine, sulla relazione tra il regolamento ToE e il regolamento Bruxelles II-ter, le posizioni restano diversificate. Alcuni Stati, come Finlandia e Germania, segnalano confusione; altri, come Italia e Spagna, li considerano strumenti complementari; il Belgio distingue richieste generali (Bruxelles II-ter) da prove specifiche (ToE).
La Finlandia segnala dubbi su quale Regolamento applicare per le audizioni di minori o relazioni sociali.
La Germania rileva confusione tra ToE e Bruxelles II-ter, per moduli e procedure differenti.
Spagna e Italia ritengono i due regolamenti complementari, con videoconferenze spesso utilizzate.
Il Belgio distingue richieste generali (Bruxelles II-ter) da prove specifiche (ToE).
La Polonia decide caso per caso: custodia minori con ToE, altre informazioni con Bruxelles II-ter.
La Commissione ha concluso che non esiste un approccio unico: nella pratica, la scelta dipende dallo scopo della richiesta e, nonostante le differenze, la cooperazione tra Stati membri continua a funzionare in modo efficace.